Uz poznata rješenja RetSoft Archive Business i Archive Business+, nedavno smo predstavili i RetSoft DMS Business - novo rješenje za jednostavnije upravljanje dokumentima.

Sa novim DMS sistemom ne samo da arhivirate, organizujete pretražujete dokumente,  već možete kreirati i pratiti radne tokove dokumenata. Od prve verzije dokumenta do najnovije verzije. Pored toga, želimo da ljudi mogu zajedno raditi u RetSoft-u, a da jedan drugome ne šalju dokumente, povratne informacije i pitanja putem e-maila.

Ako ste zainteresirani za naš DMS, kontaktirajte nas. U dogovorenoj prezentaciji pokazat ćemo vam sve mogućnosti i imat ćete priliku postaviti bilo kakva pitanja.

Funkcionalnosti DMS Business rješenja

 

Upravljanje verzijama dokumenata

Upravljanje verzijama osigurava da se sve promjene izvršene u dokumentu (npr. U Wordu, Excelu ili PowerPointu) spremaju kao nova verzija. Ova funkcija omogućava rad više ljudi na jednom dokumentu, unutar aplikacije. Glavna prednost ove značajke je u tome što svi u organizaciji rade na istoj datoteci i sigurni ste da imate najnoviju, ispravnu verziju. Naravno, i dalje ćete imati mogućnost pregledavanja prethodnih verzija. Izvorna verzija ostat će dostupna i čak se može otvoriti, ali RetSoft će zadanu verziju uvijek prikazivati prema zadanim postavkama. Ovo je također vrlo korisno ako je potrebno izvršiti promjene u postojećem ugovoru sa kupcem, dobavljačem ili zaposlenikom. Pomoću kartice sa napomenama u RetSoftu možete nakratko objasniti zašto je ugovor, na primjer, promijenjen.Na kartici "Verzije" sa desne strane dokumenta, korisnici mogu vidjeti koje su verzije dostupne, ko je kreirao verziju, kada su dodane verzije i koja je veličina datoteke.

 

Radni procesi

Mogućnost stvaranja različitih verzija jedne datoteke u RetSoft-u čini zajednički rad na dokumentima zanimljivijim i efikasnijim. U dodatku, ad hoc radni procesi u sistemu omogućavaju dodjeljivanje zadataka ostalim RetSoft korisnicima, na primjer dodavanje podataka dokumentu, potpisivanje ili odobravanje dokumenta. To osigurava da cijela organizacija može pobliže surađivati unutar RetSofta i eliminira potrebu slanja datoteka međusobno putem e-maila na daljnje uređivanje. Možete vidjeti koje ste zadatke dobili i od koga, kao i zadatke koje ste dodijelili svojim suradnicima, kada dokumente trebate obraditi i rok za njihovo dovršenje.

Primjedbe (komentari)

Dodatno na funkciju “memo” u sistem smo dodali posebnu funkciju komentara, koja korisnicima omogućava dodavanje komentara na dokument. Sistem nadgleda ko je i kada poslao komentar, a omogućeno je i uređivanje komentara na dokumentima.

E-mail notifikacije

Iako mnogi ljudi žele primati e-mailove što je manje moguće, ponekad može biti vrlo prikladno primiti obavijest kada se za vas kreira novi zadatak. Ili kada netko objavi komentare na dokument koji vam je dodijeljen. Korisnici stoga imaju opcionalni izbor da prime e-poštu kada se to dogodi. E-mail poruka ne sadrži samu datoteku u privitku, već daje vezu koja vas direktno šalje na zadatak u RetSoft-u.

.

Razvoj ostalih rješenja

Za sada su to sve novosti u vezi našeg novog rješenja: RetSoft DMS Business. Naravno, nastavili smo raditi i na našim postojećim rješenjima: RetSoft Archive Business i RetSoft Archive Business +. Ispod navodimo najvažnije promjene i ispravke.

Aktivacija licenci

Prošle godine uveli smo godišnji obrazac za pretplatu za upotrebu softvera, uz mogućnost plaćanja jednokratne licence za softver (s opcionalnim godišnjim održavanjem). Do sada ste trebali preuzeti novu licencu prilikom obnavljanja godišnje pretplate. Sa verzijom 5, RetSoft  možete automatski aktivirati putem svog računa na web trgovini (account.retsoft.com). Nakon toga, RetSoft automatski provjerava je li (godišnja) pretplata obnovljena.

Ova se funkcija odnosi i na kupce sa  trajnim licencama sa aktivacijom softvera na mreži. RetSoft vas stoga može brže informisati kada postanu dostupna nova ažuriranja.

Čak i za računare koji nisu povezani na internet, i dalje je moguće preuzeti licencu van mreže. Ovaj način aktiviranja dostupan je samo za trajne licence. Time se osigurava da automatsko obnavljanje pretplate također održava RetSoft u potpunosti funkcionalnim.

Promjene licenci

Sada možete naručiti produženje svoje trenutne licence putem svog RetSoft računa na mreži, u novoj RetSoft web trgovini. Možete i direktno platiti i odmah koristiti licence.

Centralizirane postavke korisnika

Postavke korisnika dodavane su na različitim mjestima u različitim verzijama RetSoft-a. U prošlosti, međutim, to nikada nije bilo dostupno centralno. Ovim smo se problemom pozabavili u verziji 5. Kada korisnici pređu na Postavke u RetSoft-u, prva se kartica naziva "Preferencije". Ovdje možete unaprijed definirati sve postavke.

Promjena lozinke

U RetSoft Archive Expert i Archive Business + korisnici nisu imali mogućnost kreiranja vlastite lozinke bez administratora. Ovo je sada prilagođeno korisnicima, za lakšu promjenu lozinke. Kartica s preferencijama u meniju postavki sadrzi tipku „Promijeni lozinku“ koja svakom korisniku omogućava da odabere svoju ličnu lozinku.

Kratice do dokumenta

Ponekad može biti prilično korisno suradniku skrenuti pažnu na neki dokument u Arhivi. Za korisnike koji još ne koriste DMS Business, to se sada može učiniti vrlo jednostavno kopiranjem i prosljeđivanjem veze do dokumenta.

Lako ažuriranje na nove verzije

Administratorima je sada puno lakše pružiti ažuriranje svim korisnicima. Nakon instaliranja verzije 5.0.0, buduće verzije može postaviti administrator. Na primjer, ako je izdana verzija 5.0.1, a administrator je preuzeo i instalirao je u RetSoft Admin, jedino što korisnici moraju učiniti je potvrditi ažuriranje pri pokretanju aplikacije.

Zadnja pozicija trake sa alatima- Dock

U verziji 4.1 predstavili smo Dock sa desne strane kako bismo vam omogućili lako i brzo uređivanje metapodataka. Od verzije 5 na dalje, dock će biti otvoren ili zatvoren kada pokrenete RetSoft, na osnovu statusa prilikom zadnjeg isključivanja RetSoft-a. Dakle, ako je Dock bio otvoren, otvorit će se i kada zatvorite RetSoft i ponovo ga pokrenete.

Proširen Audit i dnevnik događaja

U dnevnik smo dodali zapisivanje dodatne evidencije. Uključivanje i isključivanje dnevnika sada je također uključeno u sam dnevnik. Također su uključeni aktivacija i deaktivacija pojedinačnih postupaka dnevnika. Na taj se način lakše vidi je li administrator isključio cijeli dnevnik ili dio dnevnika i kada je to učinjeno.

 

Posjetite nas na na www.retsoft.ba i odaberite rješenja za dokumente prema vašim potrebama!

Usluge i rješenja za rad sa dokumentima

Saznajte više o našim uslugama i rješenjima !